仕事で使う英文メールの「書き出し」と「おわり」の書き方例文

仕事で英文メールを書かなきゃいけない場面ってたまに遭遇したりしますよね。

仕事なので、日本語で書くのと同じように英語でも失礼にならないように、ビジネスとして充分な文章にならないといけないのですが、といっても外国語で文章を書くのってそれ自体なかなか骨が折れます。

ですので今日は「書き出し」と「おわり」をどうやって書くかをご参考までにお伝えさせていただきます。

それではいきます。

「書き出し」(文章が始まる前の挨拶)

メールは、「自分から書く」のと「返信」の2種類があるので、その両方の書き出しを連ねてみます。

「自分から書く時」

Hope you are well.

普段はこれでOKだと思います。日本語だと「お世話になっております」に一番近いニュアンスではないでしょうか。

もうすでにコミュケーションを取っている相手に書く時、僕はいつもこの始まりです。

 

I hope you are well.(若干かしこまり気味かな)

We hope you are well. (「自分がみんなの代表として、みんなから書いてるメールですよ」というのを強調したい時)

I hope this mail (message) finds you well.

これは、はじめてメールを書く時や、かしこまって書く時などによく使います。

日本語で言うところの「平素より大変お世話になっております」や「ご健勝のことと存じます」のニュアンスですかね。

「このメールが貴方をしっかりと見つけることを望みます」的な訳は考えなくても大丈夫です。

「返信する時」

Thank you for your reply.

これは感覚的に簡単ですよね。「お返事ありがとうございます」です。

Thank you very much for your reply. (より丁寧)

Thank you (very much) for your response. (僕はあまり使わないですけどこのように書く人もいます)

 

Thank you for your mail (message).

これも簡単ですよね。「メッセージありがとうございます」です。

Thank you very much for your mail (message)のほうがより丁寧です。

 

変化形としては、

Thank you (very much) for your prompt reply (迅速なお返事ありがとうございます)

「prompt」は、迅速な・早急な、という意味で、例えば

「ネットで注文した物のギフトラッピングを頼むのを忘れてしまい、後から慌てて電話したら、

ちゃんとギフトラッピングしたものをすぐに送ってくれた」みたいなことに対して、

Thank you very much for your prompt service! と言ったりします。

メールの「おわり」(締めの挨拶)

これは冒頭の挨拶と違っていろんな言い回しがあり、わりと迷うところで、書く相手によったり、内容によったり、

自分が好きな言葉(この人はいつもこの言葉で締める的な)を使ったりするのですが、王道は、

 

Best regards,

OOOOO (自分の名前)

 

が結構多いと思います。僕もこれをよく使います。

「よろしくお願いいたします」といったところでしょうか。すでにコミュニケーションを取っている相手に対する

丁寧な締めの挨拶って感じですね。

 

変化形としては、

Regards, (若干丁寧さにかけるかな。目下(立場が下)の人に対して書く時見かけます)

Kind regards,

Warm regards,

(丁寧さはBest regards,と同じだと思いますが、僕の個人的な感覚として、ちょっとスタイリッシュさに欠けるかなと思ってます(笑))

Sincerely,

OOOOO (自分の名前)

これは初めてメールを書く相手や、とても丁寧な内容のメールだったり、かしこまる時にはこれで締めることが多いです。

直訳すると「真心を込めて」みたいになるのですが、ニュアンス的には「それではどうぞよろしくお願い申し上げます」といった感じです。

たとえばネットで中途採用募集を見つけたとして、その内容について問い合わせのメールを書く時はSincerely, で締める、みたいな調子です。

 

変化形としては

Sincerely yours,(ちょっと丁寧すぎる感じで、文章の内容が追いつかない感じがして僕は使いません)

Most sincerely, (これもなかなか丁寧すぎるかも)

 

といったところでしょうか。

「書き出し」と「おわり」の挨拶のコツさえつかめば、内容は必要なことを最低限書けばとりあえずは伝わります。

英語が不得手でビジネスメールを書かなければいけない時は、なかなか適切なメールの内容というのも難しいので、

「適切に書こうとしています」というのが相手に伝わることが重要だと僕は思っています。

 

以上、ご参考になれば幸いです (^^)