仕事のEメールの宛先・CC・BCCの小技。

日々仕事で使うEメールの「宛先」「CC」「BCC」欄にもちょっとしたマナーやテクニックが存在します。

今日はそれについて書いてみたいと思います。

まず最初は

「宛先とCCの順番に気をつけよう」

というものです。

 

宛先欄もCC欄も、「立場が上の人」から「立場が下の人」の順で並べます。
欄の中に相手先の人と同じ会社の人が混じっている場合は、同じ会社の人をいつも後から並べるようにしましょう。

自分からメールを書く時は、このルール、簡単に守れるんですが、返信をする時は要注意です。
返信時、CC欄に自分の会社の人が相手よりも先にきていることがあるので、並べ替えてから返信するようにしましょう。

そして次、

「ニックネーム」と「オートコンプリートリスト」に気をつけよう

というもの。

「ニックネーム」「連絡先」「ニックネーム」欄に登録されているものです。宛先やCC欄にメアドを入力すると、

そのアドレスが登録されている人のニックネームが表示されるのですが、これ、相手のメールソフトによっては

メールを送った時に、ニックネームがそのまま表示されてしまいます。なので、取引先の人なのに「〜〜君、〜〜ちゃん」なんて相手に表示されちゃったら、いくら丁寧な本文を書いていたとしても台無しですよね。なので、ニックネームを登録する時は自分の会社の人以外は「〜〜様」と登録しておくと◎です。

そして厄介なのはメールを受信した時、相手(取引先など)が登録したニックネームが自分の連絡先のニックネームとして勝手に登録されてしまう時があることです。

相手とは敬称の付け方が逆なので自分の同僚なのに「〜〜様」と登録されてしまって、その返信をする時、そのままの状態で返信をすると、同僚に「様」付けをしている人になってしまいます。なので、面倒でもそういう時は、メアドを打ち直したりして、修正しましょう。

また、メアドの最初の何文字かをタイプすると、予測されてその人のアドレスを選べる機能は
「オートコンプリート」といい、これが溜まっているところを「オートコンプリートリスト」といいます。

これ、とっても便利な機能なんですけど、気をつけないといけない点もあって、「オートコンプリートリスト」にはニックネームも同時に保存されてしまうので、上にあるような「相手から受信したメアドのニックネームが勝手に保存される」という現象が起きてしまうのです。

ですのでオートコンプリートでメアドを入力した時は、「表示された名前」が適切かどうか確認するのと、途中予測するので「そもそも選んだメアドは合ってる宛先か(似たメアドの人を選んでしまいがちなのです」を必ず確認してからメールを送るようにしましょう。

そして最後に、これは僕がいつもやっていることなのですが、今って仕事のメールをiPhoneで送ったりWebメールで送ったりメインのパソコン以外でも送る機会って増えているので、そういう違う環境で送る仕事のメールは、

「必ず自分をBCCに入れる」ことがオススメです。

そうすればわざわざ「送信済みメール」を確認せずとも自分が送ったメールが受信されるので、送信されたことがわかりますし、「ほんとに送れているか不安」から解放され、安心します。CCに入れるのでもいいのですが、メールが返信・返信と続く時には、毎回自分が含まれてしまいますし、途中でCCから自分を抜くと、人によっては「誰かCCから削除されてる」と思う人もいたりするので、BCCがオススメです。

メールをする時も、対面で人に接するマナーと同じようにしてコミュニケーションを取り、確実に伝えることが大切だと思うので、以上のことを気をつけながらメールをしてみましょう (^^)

 

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